Manual de uso
Como usar o sistema de relacionamento e retenção de pacientes, do começo ao fim.
1. Visão geral: como o sistema funciona
O sistema tem um objetivo simples: manter o consultório em contato com os pacientes ao longo do tempo, de forma organizada e sem esforço manual.
Funciona em três passos:
- Você cadastra o paciente depois da consulta (nome, telefone, datas).
- O sistema calcula sozinho quando cada mensagem deve ser enviada (boas-vindas, acompanhamento, aniversário, datas comemorativas, retorno anual etc.).
- Todo dia de manhã ele monta a lista de mensagens daquele dia. Você revisa e envia.
Importante: nenhuma mensagem é enviada automaticamente. Tudo passa pela sua aprovação. Você sempre vê o texto antes, pode editar, enviar ou pular.
2. Como entrar (login)
- Abra o endereço do sistema no navegador (celular ou computador).
- Digite seu usuário e senha e clique em Entrar.
- Existem dois acessos: um do Dr. Alexandre e um da recepção.
3. O Painel
É a primeira tela depois do login. Mostra um resumo rápido:
- Pacientes ativos: quantos pacientes estão cadastrados.
- Na fila de hoje: quantas mensagens estão prontas para enviar hoje.
- Mensagens enviadas: total já enviado pelo sistema.
No alto à direita aparece o status do WhatsApp. Quando estiver verde ("WhatsApp conectado"), está tudo certo para enviar. Se ficar vermelho, o WhatsApp do consultório precisa ser reconectado (avise o responsável técnico).
4. Cadastrar e gerenciar pacientes
Clique em Pacientes no menu do topo.
Cadastrar um novo paciente
- Clique em + Novo paciente.
- Preencha os campos:
- Nome completo
- Sexo
- Telefone (WhatsApp) com DDD. Pode digitar com parênteses e traço, o sistema arruma.
- Data de cadastramento (já vem preenchida com a data de hoje).
- Data de nascimento (usada para a mensagem de aniversário).
- Última consulta (a partir dela o sistema conta os acompanhamentos).
- Deixe marcada a opção "Paciente autorizou contato por WhatsApp" (exigência da LGPD). Se o paciente não autorizar, desmarque e ele não receberá mensagens.
- Clique em Salvar.
Editar ou remover
Na lista, clique em Editar para alterar os dados. Dentro da edição há o botão Remover, que tira o paciente da lista e interrompe as mensagens dele.
Use a caixa de busca para encontrar um paciente pelo nome ou telefone.
5. Registrar uma consulta
Sempre que um paciente for atendido, registre a consulta. Isso é o que dispara toda a sequência de mensagens.
- Na lista de pacientes, clique no botão verde Registrar consulta ao lado do nome.
- Confirme a data da consulta (vem preenchida com hoje) e clique em Registrar.
- O sistema atualiza a data da última consulta, coloca a mensagem de boas-vindas na fila de hoje e reinicia a contagem dos acompanhamentos (7 dias, 1 mês e assim por diante).
Se o paciente é novo, você pode já cadastrar com a data da última consulta sendo hoje. A boas-vindas entra na fila na hora.
Esqueceu de registrar no dia? Sem problema. Clique em Registrar consulta e escolha a data correta (a do atendimento). A contagem dos acompanhamentos passa a valer a partir dessa data, e a mensagem de boas-vindas entra na fila de hoje para você enviar mesmo com atraso. Você também pode corrigir a data direto em Editar > "Última consulta".
Importante: as mensagens de aniversário, datas comemorativas e check-up não dependem da consulta, então o paciente continua recebendo essas mesmo se a consulta não for registrada. Só os acompanhamentos (7 dias, 1 mês, manutenção, retorno) dependem da data da última consulta.
6. Enviar as mensagens do dia
Clique em Mensagens de hoje. Toda manhã, às 08h, o sistema monta esta lista sozinho.
Para cada mensagem você vê o nome do paciente, o tipo (ex: "Aniversário") e o texto já pronto. A partir daí você pode:
- Editar o texto direto na caixa, se quiser personalizar antes de enviar.
- Enviar agora: envia aquela mensagem pelo WhatsApp do consultório.
- Pular: descarta a mensagem daquele paciente (não envia).
Para enviar tudo de uma vez, use o botão Aprovar tudo e enviar no alto da tela. O sistema envia uma a uma, com um pequeno intervalo entre elas.
A saudação Bom dia / Boa tarde / Boa noite é ajustada automaticamente conforme a hora em que você enviar.
7. Quando cada mensagem é enviada
Esta é a sequência que o sistema segue a partir da última consulta de cada paciente:
| Mensagem | Quando |
|---|
| Boas-vindas | No dia da consulta |
| Acompanhamento | 7 dias depois da consulta |
| Acompanhamento | 1 mês depois da consulta |
| Manutenção de contato | A cada 2 meses |
| Retorno anual | 1 ano depois da última consulta |
| Aniversário | No dia do aniversário do paciente |
| Dia da Mulher | 08/03 (pacientes do sexo feminino) |
| Páscoa | No domingo de Páscoa |
| Natal | 25/12 |
| Ano Novo | 01/01 |
| Lembrete de check-up | Início de janeiro |
Para não incomodar, o sistema envia no máximo uma mensagem por paciente por dia. Quando há uma nova consulta, a contagem reinicia.
8. Editar os textos das mensagens
Clique em Modelos. Aqui ficam os textos padrão de cada tipo de mensagem. Você pode reescrever como quiser.
- Use
{primeiro_nome} onde quiser que apareça o primeiro nome do paciente.
- Use
{saudacao} onde quiser o "Bom dia / Boa tarde / Boa noite" (preenchido na hora do envio).
- Depois de alterar, clique em Salvar modelo.
- Para desligar um tipo de mensagem, desmarque a caixa ativo daquele modelo.
Exemplo: {saudacao}, {primeiro_nome}! Já faz um ano da sua consulta... chega ao paciente como "Bom dia, Maria! Já faz um ano da sua consulta...".
9. Histórico
A tela Histórico mostra tudo que já foi enviado, pulado ou que deu erro, com a data e a hora. Use para conferir o que saiu e para quem.
10. Trocar a senha
- Clique em Conta, no canto superior direito.
- Digite a senha atual e a nova senha (mínimo 6 caracteres).
- Clique em Salvar.
11. Dúvidas comuns
O paciente respondeu a mensagem. Onde eu vejo?
As respostas chegam normalmente no WhatsApp do consultório (no celular/aparelho conectado). Este sistema serve para enviar as mensagens de relacionamento; a conversa em si acontece no WhatsApp.
Posso enviar fora do horário da manhã?
Pode. A lista fica pronta de manhã, mas você envia na hora que achar melhor. A saudação se ajusta ao horário.
E se eu não quiser enviar nada hoje?
Sem problema. As mensagens ficam na fila até você enviar ou pular. Nada sai sozinho.
Um paciente pediu para não receber mais mensagens.
Abra o paciente em Editar e desmarque a autorização de contato, ou clique em Remover.
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